Ustawa nowelizująca Kodeks pracy z dnia 26 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1423) wprowadza od 1 stycznia 2026 r. nowe zasady zaliczania do stażu pracy wielu dodatkowych okresów aktywności zawodowej. Kluczowe zmiany obejmują rozszerzenie katalogu zaliczanych okresów – dotychczas pomijane formy pracy będą wliczane do ogólnego stażu pracowniczego, pod warunkiem właściwej dokumentacji. Przykładowo do stażu pracy będą wliczane:
- Działalność gospodarcza i samozatrudnienie – okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej (JDG), twórczej czy wspólnictwa w spółkach, a także współpraca (np. małżonek pomagający) oraz zawieszenie JDG na opiekę nad dzieckiem (przy opłaconych składkach)
- Umowy cywilnoprawne – okresy pracy na umowie zlecenia, umowie agencyjnej
Nowe przepisy wprowadzają więc parytet dla osób pracujących na zleceniach czy we własnej działalności, które dotychczas miały formalnie zerowy staż. Wszystkie dodatkowe okresy muszą być udokumentowane, co pozwoli na późniejsze przeliczenie stażu pracy zgodnie z nowymi zasadami.
Wpływ na uprawnienia pracownicze
Podwyższony staż pracy przełoży się na korzystniejsze uprawnienia. Zaliczenie dodatkowych okresów oznacza m.in.:
- Wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego – np. przejście z 20 na 26 dni urlopu po przekroczeniu progu stażu, jeśli pracownik uzyska większy staż.
- Wyższe dodatki stażowe – szczególnie w sektorze publicznym, gdzie dodatek zależy od lat pracy.
- Prawo do nagrody jubileuszowej – nabycie jej lub kolejnego, wyższego progu (stopnia) nagrody za staż pracy.
- Dłuższy okres wypowiedzenia – zwiększony okres zatrudnienia wiąże się z dłuższym wypowiedzeniem umowy o pracę.
- Wyższe odprawy – zwłaszcza przy zwolnieniach grupowych, gdy od stażu zależy wysokość odprawy.
Zwiększony staż może też ułatwić spełnienie wymagań w rekrutacjach, które często wskazują minimalny staż pracy.
Dokumentowanie dodatkowych okresów
Aby nowe okresy zostały uznane, pracownik musi je odpowiednio udokumentować. Przede wszystkim przebieg zatrudnienia potwierdza zaświadczenie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – dotyczy to okresów, za które były odprowadzane składki emerytalno-rentowe. ZUS będzie wydawał takie zaświadczenia na wniosek pracownika poprzez elektroniczny profil informacyjny ZUS. Zaświadczenie ZUS potwierdza m.in. okres opłacania składek oraz podleganie ubezpieczeniom emerytalnym i zdrowotnym w danym czasie.
W przypadku okresów pracy niezgłoszonych do ZUS (np. umowy zlecenia podczas korzystania ze zwolnienia z ZUS czy pracy wykonywanej za granicą) pracownik musi przedstawić własne dowody – np. kopie umów, rachunki, wyciągi bankowe czy faktury – potwierdzające wykonywaną pracę. Jeżeli ZUS nie posiada danych o danym okresie zatrudnienia lub pracy za granicą, organ nie wyda zaświadczenia – wtedy wyłącznie na podstawie przedstawionych przez pracownika dokumentów zostanie ustalony staż. Kluczowe jest, że okres, który nie zostanie udokumentowany, nie zostanie zaliczony do stażu pracy. Warto zatem, aby pracownik zebrał wszelkie możliwe dowody ze swoich wcześniejszych miejsc pracy (np. potwierdzenia opłaconych składek, umowy cywilnoprawne czy zaświadczenia od byłych zleceniodawców).
Terminy wdrożenia i obowiązki
Nowe przepisy wchodzą w życie stopniowo. Dla pracowników sektora finansów publicznych (jednostek budżetowych) mają zastosowanie już od 1 stycznia 2026 r.. Dla pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwach (poza sektorem publicznym) przepisy zaczną obowiązywać po 6 miesiącach od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw. Oznacza to, że budżetówka skorzysta z nowych uprawnień szybciej, natomiast pracodawcy prywatni mają dodatkowe pół roku vacatio legis na przygotowanie się do zmian.
Pracownicy nabywają uprawnienia związane z nowym, wyższym stażem dopiero od momentu wprowadzenia zmian u danego pracodawcy. Aby okresy te zostały uwzględnione, pracownik musi dostarczyć dokumenty w terminie 24 miesięcy od dnia wejścia nowych przepisów u aktualnego pracodawcy. W praktyce: budżetówkowiczom zacznie biec ten 24-miesięczny termin od 1 stycznia 2026 r., a pracownikom w firmach prywatnych – od dnia, w którym ustawa zacznie tam obowiązywać (czyli 6 miesięcy po ogłoszeniu). Pracodawca po upływie tego terminu nie ma obowiązku uwzględniania okresów nieudokumentowanych.
Konsekwencje niedostarczenia dokumentów
Niedostarczenie wymaganych dokumentów w wyznaczonym terminie oznacza, że dany okres nie zostanie doliczony do stażu u aktualnego pracodawcy. W praktyce pracownik straci wtedy możliwość wydłużenia urlopu, uzyskania wyższego dodatku czy krótszych okresów wypowiedzenia zależnych od wyższego stażu. Innymi słowy – w zakresie uprawnień stosuje się tylko staż potwierdzony udokumentowanymi okresami. Dlatego pracownik ma interes w skrupulatnym zebrania wszelkich posiadanych dowodów zatrudnienia. W razie problemów (np. gdy ZUS nie może wydać zaświadczenia) pracownik może zwrócić się bezpośrednio do byłego pracodawcy/zleceniodawcy o kopie umów lub zaświadczenia. Brak jakichkolwiek dowodów zatrudnienia za dany okres skutkuje jego pominięciem w stażu.
Podsumowanie
Podsumowując, nowelizacja Kodeksu pracy z 2025 r. znacznie rozszerza katalog okresów zaliczanych do stażu pracy, wyrównując prawa osób pracujących na umowach zlecenia czy prowadzących własną działalność do uprawnień etatowych. Aby skorzystać z nowych zasad, konieczne jest jednak rzetelne udokumentowanie wcześniejszej aktywności zawodowej – zarówno zaświadczeniami ZUS, jak i innymi dowodami.
Przygotuj się do nadchodzących zmian
W obliczu nadchodzących zmian w zakresie zasad ustalania stażu pracy kluczowe znaczenie będzie miał dobrze przygotowany i świadomy personel kadrowo-płacowy. To właśnie rzetelna wiedza pozwoli uniknąć pomyłek, błędnych wyliczeń oraz potencjalnych konsekwencji prawnych.
Jeśli chcesz, aby Twoja firma poprawnie stosowała nowe przepisy i sprawnie funkcjonowała w zmieniającym się otoczeniu prawnym — warto rozważyć udział w szkoleniach dotyczących stażu pracy, które pomogą zrozumieć wszystkie modyfikacje i przełożyć je na codzienną praktykę kadrową.
—
Artykuł sponsorowany